想成為一級創業家?先學會7招時間管理術

By Alex Hsu · 12th April, 2018

主持會議、設計行銷策略、定預算、盯銷售量、維持人際關係等等,聽起來很熟悉也很嚇人吧? 身為一個創業家,你是自己的老闆。雖然這聽起來很振奮人心,但實際上,這也代表著你必須要自己控管一切資源。然而,最重要但也最常被忽略的資源就是「時間」。 時間就是金錢!每個人一天都只有24小時,要盡可能把每一秒鐘都用到極致,更何況是正在擴大公司的創業家們。但在這麼多耗精費神的瑣事中,你該如何有效地做好時間管理呢? 你真的可以有足夠的時間嗎?答案是不夠,但你的態度和行動可以成為最佳助攻。現在就不要在浪費時間了,接下來這七點時間管理秘訣就是讓像你一樣忙碌的創業家學習的:

#1 如果可以的話,每件事都做好規劃!

不要相信你的記憶力,儘管我們相信我們已經把所有該做的事情都記在腦中了,但大多數時候事實不然,我們可能會忘記或者記錯某些重要的細節。 對於忙碌的創業家,你更不可以忽略「記錄」的價值,如果可以的話,掌握每一項任務。你可以走比較傳統的路線,帶著一個小型筆記本或者記在電子行事曆上,現在已經有許多時間管理和規劃時間表的線上工具了,找出適合自己的方式最重要。

比如說,我們都知道很有名的Google日曆工具,但我們不知道Google日曆裡面有很多功能是可以讓我們的生活更便利的。下圖是我們有使用的:

#2 兩分鐘法則

拖延是很常見的浪費時間的行為。對於某些創業家來說,延遲和延後都是因為疏忽或者自以為有很多時間,或甚至你根本不想開始。 兩分鐘法則可以幫助你克服拖延症和惰性。如果你有已經延遲的工作,試著花兩分鐘專注在上面。如果你要寫一封信,就在兩分鐘以內寫兩、三行,然後你就會發現你寫完整封信了。想要完成你的預算和支出報表嗎?那就開始記錄,然後你很快就會完成了。 兩分鐘法則不是每次都能讓你的工作完成,它更像是讓你真正開始工作的墊腳石。不要在浪費時間在想什麼時候開始,把時間花在行動上吧!

#3 專注力管理

在文章的前面已經說過,時間管理的核心並不是得到更多的時間,而是在於你該以什麼樣的態度來管理你的時間。這時候,專注力也是非常關鍵的。

為什麼?因為如果你在做一件事的同時,將一些時間撥去做另外一件事,最後出來的結果可能會不盡人意。 你的專注力會直接地影響到你的生產力。如果你太容易因為內在或外在的事物分心,你的生產力將會大大降低,而且你的結果會被影響。這會導致更多的錯誤,讓你需要花更多時間來修補。如此一來,你就跟平常一樣在浪費時間了。

#4 優先順序及分配矩陣

在第三點,我們已經闡明分心會如何影響品質和生產力了。所有事都可能是令人分心的事物,從芝麻小事到很嚴重的大事,從可以掌握到失去控制的事,只要任何打斷你的計畫的都是。 這就是為什麼定義優先順序和分配這麼重要了。定義優先順序是讓你學會向那些其實不需要你的事情說不!然而分配是讓你學會將注意力從不那麼急迫的事情身上轉移到更該先被處理的事情上。 如果可以的話,有一個助理就能夠協助你制定時間表、處理其他行政事務和日常瑣事,因為這些都是會花掉你的時間,讓你無法專注在事業更重要的面向上。 這個矩陣能夠幫助你釐清你手上的工作項目: 必須做(MUST DO):需要你完全的專注,如果沒有馬上完成的話,會有嚴重的後果。 應該做(SHOULD DO):只需要你的監督,所以可以分配給他人做。如果沒有馬上完成的話,會有嚴重的後果。

將要做(WOULD DO):需要你完全的專注,但如果沒有馬上完成的話,不會有太嚴重的後果。一般來說,可以慢一點做。 可以做(COULD DO):不需要你做,所以可以分配給他人做。如果沒有馬上完成的話,不會有太嚴重的後果。

#5 挪出一段「什麼都沒排」的時間

「什麼都沒排」的時間就是字面上的意思,這段時間並沒有安排任何事情,不管是工作計畫或者會議都沒有。這段時間就是「你的時間」,但是你可能會想:「我都已經很忙了,為什麼還要我挪出這段時間?」 然而,這段「什麼都沒排」的時間或者鬆懈的時間其實是時間管理很重要的一環。當你在計畫表中塞越多行程,你將會越忙碌。而這會讓你自己身心靈都疲憊不堪,最終,會導致筋疲力盡或甚至生病。 身為一個創業家,你的健康就是財富。這段時間可以是一個到兩個小時的午休,頻率可以是一週一次或者兩天一次。重點在於讓你的腦袋放風,這可以讓你更有創造力、減少壓力,整個人都重新振奮起來。再來,就能夠有更多精力、注意力專注在你的工作上。

#6 確實檢視時間花費

你真的知道你在每個項目上花了多少時間嗎?你有跟著時間表走嗎?還是你常常延長會議,讓後面的安排被打亂了呢?檢視時間花費可以讓你知道哪個工作項目花的時間比預期的多。 你可以利用下方的表格來檢視你的時間花費,你要先預估可能會花費的時間。盡可能確切地回答,並把每天所有的工作項目和行為都填上去。包括工作或者私人的活動,像是使用社群軟體或者手機的時間。然後,根據優先順序及分配矩陣來分類。

「省下的時間」可以讓你知道你省下或者浪費的多少時間。負數代表你花了更多的時間在這個項目上。你可以在「共花費的時間」欄位做加總, 並且定義出你在哪個類別上花了最多時間。

比如說,上面的圖表秀出「應該做」的任務和活動在一天中佔了最多時間。這表示你沒有妥善地安排時間,因為這些事情是可以被分配的。

#7 找到自動化的方式

努力工作不是用花費的時間來衡量的,而是有效並且聰明地工作。聰明的創業家不需要花人力來完成工作,他們利用科技。 人工輸入和取用數據來分析你的網店表現的時代已經過去了,現在已經有平台能夠自動地用不同種類的分析工具來幫助你分析。你唯一需要的就是找到有哪些程序或者動作,可以讓你在投資後省下大把的時間。 聰明地使用你的時間 不管工作項目是微不足道還是事關重大,他們都會影響你整體的時間管理。有效管理時間的重點並不在於你有多少時間,而是你如何利用這些時間。這就是為什麼這篇文章整理了如何讓你聰明花時間的方式。

原文出處:Beeketing《7 Time Management Tips for Busy Entrepreneurs》撰寫:MichelleMichelle is a Content Marketer at Beeketing. As a passionate writer, she can get a rush of adrenaline just by finding the perfect combination of words to illustrate her ideas. 編譯:Alex Hsu




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